Inventario de herramientas
Cada herramienta con su responsable, categoría, país, puestos, costo, fecha de renovación y clientes, en una tabla con filtros, vistas guardadas y agrupación. Impórtalo y expórtalo en CSV para finanzas.
Suscripciones de software y renovaciones
En , cada suscripción de software que paga tu agencia vive en un solo registro: su responsable, costo, puestos, los clientes a los que sirve y cuándo se renueva. Las renovaciones llegan a la persona indicada con meses de anticipación, así cada contrato recibe una decisión y no un cobro automático.
- Quién lo usa
- Líderes de operaciones y finanzas y quien maneja el presupuesto de herramientas, con la participación de los responsables de cada herramienta y quienes aprueban.
- Qué reemplaza
- Una hoja de cálculo que alguien actualiza cuando se acuerda, y el estado de cuenta de la tarjeta.
Cómo lo usa un equipo
- 1Trae tus herramientasImporta un CSV, agrega herramientas a mano o envía al equipo una encuesta con tu marca para que indique lo que usa.
- 2Describe cada herramientaAsigna a cada herramienta un responsable, un costo, una fecha de renovación y una parte por cliente, y adjunta el contrato firmado.
- 3Revisa los puestos en usoCarga los datos de puestos desde una exportación del proveedor para ver qué puestos pagados están activos, inactivos o nunca se usaron.
- 4Revisa cada renovaciónAlertas a los 120, 90, 60 y 30 días y un resumen los lunes llevan a una revisión, una decisión y un ahorro registrado.
- 5Aprueba herramientas nuevasCada solicitud sigue paso a paso la regla de aprobación que corresponde a su costo.
Tu inventario de herramientas
Un solo registro de cada suscripción, con el detalle que pide finanzas.
La ficha de cada herramienta
Gasto, puestos y precio por puesto en el tiempo, una línea de tiempo del contrato con fechas de aviso, pasos de renovación, comentarios y el costo dividido por cliente, en una página por herramienta.
Contratos leídos por ti
Sube un contrato firmado y la IA lee el proveedor, plazo, renovación automática, período de aviso, precio y puestos, citando el texto. Solo guardas los términos que confirmas.
Posibles duplicados
Cuando una herramienta se superpone con otra que ya pagas, se marca al agregarla. Un administrador resuelve o descarta cada grupo.
Encuesta de herramientas al equipo
Una página con tu marca y sin inicio de sesión donde las personas de la agencia reportan las herramientas que usan, para que nada pagado con una tarjeta personal quede oculto.
Puestos y uso
Uso de puestos
Carga la exportación de puestos de un proveedor para ver qué puestos pagados están activos, inactivos o nunca se usaron, y cuánto cuestan cada mes los que no se usan.
Revisión contra el equipo
Con , los puestos se comparan con tu equipo: puestos que conservan personas que se fueron y herramientas que usa el área de una persona nueva y que todavía no tiene. Pide los puestos faltantes en un paso.
Renovaciones y ahorros
Calendario y alertas de renovación
Renovaciones en lista o calendario para los próximos 7, 30 y 90 días. Los responsables reciben alertas a los 120, 90, 60 y 30 días, y un resumen los lunes a tu hora local.
Revisiones de renovación
Cada fin de contrato abre una revisión con sus pasos, para que una renovación sea una decisión que alguien tomó: mantener, renegociar o cancelar.
Registro de ahorros
Un registro de cada herramienta cancelada o mantenida, con el ahorro del año sumado a partir de lo que ingresó tu equipo.
Solicitudes y aprobaciones
Solicitudes de herramientas
Cualquiera puede pedir una herramienta. La solicitud sigue paso a paso la regla de aprobación que corresponde, con registro de cada paso, y nadie aprueba su propia solicitud.
Reglas de aprobación
Propietarios y administradores definen umbrales de costo y el orden de los roles que aprueban en cada umbral.
Informes y análisis
El gasto de un vistazo
Gasto mensual con la variación frente al mes anterior, gasto en el tiempo, lo que espera por ti y gasto por categoría y país.
Costo por cliente
Divide el costo de cada herramienta entre los clientes a los que sirve. Lo que ningún cliente absorbe cuenta como gasto general, y las monedas se muestran lado a lado, nunca sumadas.
Informes
Informes predefinidos en un clic, un PDF con el logo de tu agencia y correos programados semanales o mensuales.
Precios de referencia
Compara lo que pagas con los precios de lista publicados por los proveedores, estudios del sector con su fuente y un grupo voluntario de agencias. Una cifra agrupada solo aparece cuando la respaldan cinco organizaciones o más.
Qué ve tu cliente
Nada. Este producto es solo para tu equipo.
IA y personas
Dónde ayuda la IA
- Leer los términos de un contrato subido
Qué deciden las personas
Una persona confirma qué términos del contrato se guardan, y todo lo demás en es aritmética simple sobre las cifras que ingresó tu equipo.
Se conecta con
Los costos de herramientas asignados a un cliente van al margen de ese cliente, y los no asignados a tu gasto general por hora.
Las herramientas que sirven a un cliente aparecen en el perfil de ese cliente.
- Hub
Las herramientas de un cliente y su costo aparecen en la página del cliente.
Tu equipo define la revisión de puestos, y pedir un puesto para una persona nueva puede abrir una tarea de incorporación.
Preguntas frecuentes
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