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El sistema operativo de una agencia: proyectos, personas, tiempo y rentabilidad

Detecta un proyecto que pierde dinero mientras todavía está en marcha.

Proyectos, tareas, capacidad y registro de horas alimentan un número de rentabilidad en vivo por proyecto y por cliente, para que el estado del trabajo deje de vivir en la cabeza de una sola persona.

Empieza tu prueba gratisVe cómo funciona

El Problema

  • Preguntas en qué va un proyecto y la respuesta cambia según a quién le preguntes, porque el estado real vive en la cabeza de una persona, no en un sistema que cualquiera pueda revisar.
  • Nadie sabe quién está sobrecargado o disponible hasta que alguien reconstruye la utilización del equipo a partir de hojas de horas y memoria, una vez que el mes ya cerró.
  • Un proyecto puede estar perdiendo dinero durante semanas, y la primera señal es un margen que alguien calcula después de que el trabajo ya se entregó.

No porque el trabajo sea difícil. Porque nada lo capturó.

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Qué es

Flow*form es una plataforma de operaciones para agencias que da seguimiento a las tareas, las horas, la capacidad y el costo de un proyecto frente a su presupuesto mientras el trabajo todavía está en marcha.

Convierte las horas registradas y las tarifas resueltas en un margen por proyecto y por cliente a medida que el trabajo avanza, y marca un proyecto en cuanto consume más horas estimadas de las que el cronograma ya recorrió.

Un margen aquí necesita tres datos reales: horas registradas contra el proyecto, una tarifa de costo y de facturación resuelta para quien las registró, y honorarios o un presupuesto definidos en el proyecto. Falta uno y Flow*form dice qué falta, en lugar de mostrar un número que solo parece confiable.

Cada hora registrada, valorizada a la tarifa que realmente estaba vigente el día en que se registró, se resta del presupuesto del proyecto para producir un margen bruto y neto, mostrado por proyecto y consolidado por cliente. Un proyecto se marca solo en cuanto consume más horas estimadas de las que el cronograma ya recorrió, para que un proyecto débil se note mientras todavía hay tiempo de actuar.

Rentabilidad por proyecto y por cliente

Cualquiera puede ver quién es dueño de una tarea y cuándo vence sin mandar un mensaje, y una tarea realmente atrasada se muestra atrasada en lugar de perderse en silencio.

Divide un proyecto en fases y tareas, cada una con un solo responsable, una fecha límite, y dependencias que realmente se comportan como dependencias y no como una casilla decorativa. Ve el mismo conjunto filtrado como lista, tablero, calendario, línea de tiempo o Gantt sin volver a consultar nada.

Proyectos y tareas con dueño y fecha

"Podemos tomar esto en septiembre" tiene una respuesta real en términos de septiembre, no una suposición, y la búsqueda de personal disponible solo ofrece a alguien que de verdad tiene las horas libres.

Reserva a las personas en proyectos antes de que empiece el trabajo, en firme o tentativo, incluyendo un lugar sin asignar para un rol que todavía no has contratado, y detecta quién queda sobrecargado en una semana antes de que esa semana llegue. Cuando Skill*form también está activo, sus vacaciones aprobadas y sus días feriados reducen directamente las horas disponibles de esa persona aquí, así que las ausencias nunca se registran dos veces.

Capacidad y asignación de personal en todo el equipo

Un solo hábito, registrar las horas, es lo que hace que la facturación, el margen y la carga de trabajo sean reales en lugar de estimados. La aprobación de horas enviadas viene desactivada por defecto, porque poner una aprobación de por medio antes de registrar es la forma más rápida de lograr que se registre menos.

Registra horas contra una tarea, márcalas como facturables o no, y deja una nota. Los mismos registros alimentan la alerta de desviación, el número de rentabilidad y la vista de utilización; no hay una segunda hoja de horas que conciliar.

Registro de horas

El cliente revisa el estado cuando quiere en lugar de que un director de cuenta le escriba un resumen cada semana, y la página refleja los mismos datos con los que ya trabaja el equipo.

Comparte una página de estado con enlace único con un cliente, mostrando la etapa del proyecto, su cronograma y lo que sigue, accesible sin que el cliente tenga que crear ni recordar ninguna contraseña.

Vistas de estado para el cliente

Nadie tiene que reconstruir de memoria la salud de un proyecto antes de una reunión de estado, y un riesgo se marca y se redacta la misma noche en que cruza el límite, no semanas después cuando alguien por fin pregunta.

Pregúntale al agente de PM sobre la salud, la desviación, el margen o la capacidad de un proyecto por chat y recibe una respuesta construida con las mismas fórmulas que usan las pantallas, no una estimación aparte. Durante la noche, un agente marca un proyecto que se está pasando de presupuesto, con margen débil, o con señales de alcance no documentado, y redacta la explicación interna o una actualización para el cliente para que alguien la edite.

Resúmenes de estado y borradores de riesgo con IA

Una factura deja de ser una reconstrucción manual de qué fue facturable ese mes, porque se arma con números que Flow*form ya lleva, y que la aprobación quede entre el borrador y el envío hace que un error se detecte antes de que lo vea el cliente, no después.

Generar un borrador de factura toma automáticamente las horas y gastos sin facturar de un proyecto del mismo presupuesto que ya alimenta su margen, sin que nada se facture mientras siga siendo un borrador. Aprobar y enviar bloquea esa factura, genera el PDF y la envía por correo al cliente en una sola acción, y nada le llega antes de eso.

Facturación y aprobaciones
Qué puede hacer
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Cómo funciona

01

Agrega clientes, proyectos y tu equipo

Crea cada cliente y proyecto con una fecha de inicio y una fecha objetivo de cierre, y agrega a las personas que van a trabajar en él. Hoy no hay importación desde Asana, Monday, ni ninguna otra herramienta, así que este paso es manual, proyecto por proyecto.

02

Define un tarifario y un presupuesto

Agrega una tarifa de costo y de facturación por rol, o usa la tarifa por defecto de la organización, y define honorarios o un presupuesto en el proyecto. Este es el paso que hace posible calcular la rentabilidad; si lo saltas, Flow*form indica qué falta en lugar de mostrar un número.

03

Registra horas y reserva capacidad

El equipo registra horas contra las tareas, y quien lidera la asignación de personal reserva a las personas en proyectos antes de que empiece el trabajo, en firme o tentativo. La aprobación de hojas de horas viene desactivada por defecto, porque ponerla de por medio reduce de forma medible cuánto se registra.

04

Mira cómo la rentabilidad y el estado se actualizan solos

El margen, la alerta de desviación, la capacidad y la página de estado del cliente se actualizan a partir de las mismas horas y reservas ya registradas, sin un reporte aparte que armar.

Por su cuenta

Lo que obtienes con solo Flow*form

Cada capacidad de Flow*form corre sobre su propio esquema, así que nada aquí depende de que se active otro módulo. Agrega un cliente y un proyecto, y los proyectos, las tareas, el registro de horas, la capacidad, los presupuestos, y el cálculo de rentabilidad y desviación funcionan de inmediato. El agente de PM, las alertas nocturnas de desviación y alcance, y el portal del cliente también corren de forma independiente.

  • Un margen bruto y neto por proyecto y por cliente, calculado con tus propios registros de horas y tarifarios, actualizado a medida que avanza el trabajo
  • Reservas de capacidad y una búsqueda de personal que solo ofrece a alguien con las horas realmente libres
  • Un agente nocturno que marca un proyecto que se pasa de presupuesto o de ritmo y redacta la explicación antes de la reunión del lunes

How fits into the suite

Envía

  • flight dates — Próximamente

    The performance signal

  • assigned tasks and deadlines — Próximamente

    The companion signal

Recibe

  • recent brief patterns — Activo

    The creative signal

  • approved time off and holidays — Activo

    The talent signal

  • delivery status — Próximamente

    The performance signal

  • skills and availability — Próximamente

    The talent signal

  • tool cost — Próximamente

    The infrastructure signal

  • client history — Próximamente

    The memory signal

Sin la suite

A project manager tracks campaign deliverables in a generic PM tool that has no idea what a brief or a flight date is.

Con esta app

's stages and dependencies are built for how marketing work actually moves, from brief to delivery.

  • Entities exist once. A client, a brand, a campaign, a person, and a tool are defined in one place and referenced everywhere. No re-entry, no reconciliation, no version drift.
  • Context compounds. Work done in one app makes the others better at their job, because retains it. A point tool starts from zero on every task, forever.
  • The loop closes. Brief, work, performance, learning, next brief. No single purpose tool closes that loop, which is why agencies close it manually in decks and meetings.

Para quién es

Dueños y socios de agencia

Ven si un proyecto realmente está dejando margen mientras todavía está en marcha, no en la revisión trimestral, y pueden consolidar esa cifra por cliente en lugar de por factura.

Gerentes de operaciones y de tráfico

Reservan a las personas en el trabajo con anticipación, incluyendo capacidad tentativa contra un trato que todavía avanza por la cartera, ven quién queda sobrecargado antes de que se vuelva un problema de último momento un viernes, y dejan de reconstruir la utilización desde hojas de horas después de que el mes cerró.

Directores de cuenta

Entregan al cliente una página de estado en lugar de escribir un resumen cada semana, y llegan a la llamada de estado ya sabiendo cuál de sus proyectos se está pasando de presupuesto.

Qué reemplaza

COR, o una combinación de Monday o Asana para tareas, Harvest para horas, y Float para capacidad, conciliados a mano en una hoja de cálculo de rentabilidad

La mayoría de las agencias llevan las tareas en Monday o Asana, registran horas en Harvest, planifican capacidad en Float, y concilian las tres a mano en una hoja de rentabilidad una vez al mes, o pasan todo por COR. Cada herramienta hace bien su propio trabajo; la brecha está en lo que pasa entre ellas, porque ninguna de las cuatro sabe si un proyecto dejó margen sin que alguien exporte de las cuatro y haga la cuenta a mano.

Antes

Ahora

  • Cuatro herramientas separadas, cada una conoce solo su propia parte: tareas, horas, capacidad o gasto

    Una sola plataforma de operaciones, así que la rentabilidad sale de datos que ya están ahí, no de cuatro exportaciones mensuales

  • La utilización se reconstruye desde hojas de horas una vez que el mes ya cerró

    Las reservas muestran quién queda sobrecargado en una semana antes de que esa semana llegue

  • El margen de un proyecto aparece en una hoja de cálculo después de que el trabajo ya se entregó

    Un proyecto se marca solo en cuanto consume más horas estimadas de las que el cronograma ya recorrió, mientras todavía está en marcha

  • El estado para el cliente significa que alguien escriba un resumen

    Una página de estado del cliente se actualiza sola con los mismos datos que ya usa el equipo

Ver la comparación completa →

Dónde se posiciona la IA

Modelos

Claude Sonnet 5 para el agente de PM, los borradores nocturnos de riesgo, y las propuestas, SOW y reportes de cliente redactados con IAClaude Opus 4.8 como modelo opcional que un administrador puede elegir para un agente personalizado

Lo que decide

  • Responder una pregunta sobre la salud, la desviación, el margen o la capacidad de un proyecto por chat, con base en las mismas fórmulas que usan las pantallas, nunca una estimación aparte
  • Marcar un proyecto que se pasa de presupuesto, con margen débil, o con señales de alcance no documentado, y redactar la explicación interna o una actualización para el cliente
  • Redactar una propuesta, un SOW, o un reporte narrativo mensual para el cliente a partir de datos reales del proyecto, siempre guardado como borrador

Lo que no decide

  • Quién queda asignado a una tarea o reservado en un proyecto: eso lo hace una persona directamente, o una regla que un administrador configuró en el motor de automatización, nunca la IA eligiendo una asignación por su cuenta
  • Cuál es el presupuesto o el tarifario de un proyecto: eso lo define una persona, y cualquier función de IA solo lo lee
  • Si un cliente ve un reporte o una actualización de estado: un reporte narrativo mensual se escribe como borrador y llega al portal solo cuando una persona lo aprueba

Tus datos

Los datos de proyectos, horas y finanzas llegan a la API comercial de Anthropic solo cuando corre un turno de chat o se dispara un trabajo programado, nunca de forma continua ni en segundo plano. Ningún código ni configuración de este producto declara una política de entrenamiento o retención para esas llamadas; esa decisión depende de los términos de API a nivel de cuenta del proveedor, no de algo que este producto controle.

Seguridad

Aislamiento

Cada proyecto, tarea, registro de horas, presupuesto y registro de cliente está delimitado a tu organización a nivel de base de datos, verificado en cada lectura y escritura, sin ninguna ruta para que una organización consulte los datos de otra.

Acceso

El modelo de permisos de Flow*form va más allá de un simple administrador o miembro. Perfiles con nombre, Propietario, Finanzas, Director de Cuenta, Gerente de Proyecto, Colaborador y Contratista, controlan quién ve las tarifas de costo y los datos financieros específicamente: Finanzas y Director de Cuenta ven márgenes en todos los proyectos, Gerente de Proyecto ve los datos de entrega pero no las tarifas de costo, y Contratista queda restringido a sus propias reservas, tareas y horas, con los datos financieros bloqueados por completo, aplicado a nivel de base de datos y no solo oculto en la interfaz. Un gasto nunca puede ser aprobado por la misma persona que lo envió, una regla aplicada por un trigger de base de datos y no dejada al criterio de quien revisa. El acceso sigue requiriendo un derecho activo de Flow*form más una cuenta con sesión iniciada, y el equipo de Signal*form puede acceder a los datos de Flow*form de cualquier organización para soporte, el mismo modelo de soporte que usa cada módulo de la suite.

Exportación

La exportación a PDF y cada documento redactado con IA corren sobre datos que tu propia sesión ya tiene permiso de ver, así que exportar nunca muestra algo que la interfaz no mostraría ya.

Eliminación

Eliminar un cliente, proyecto, presupuesto o registro de horas lo elimina de forma reversible. Un administrador puede ver qué se eliminó, quién lo hizo, y cuándo, y restaurarlo desde una vista de recuperación dedicada. Hoy no existe una eliminación permanente y autoservicio a nivel de organización.

Evidencia

Un margen, no un gráfico que da uno por hecho

La página de un proyecto muestra el margen bruto y el neto uno junto al otro, nunca uno etiquetado como el otro, además de la alerta de desviación con los porcentajes exactos de horas consumidas y de cronograma avanzado detrás de ella, y qué horas no se pudieron valorizar en absoluto en lugar de sumarlas como trabajo gratis. Un proyecto sin honorarios definidos no muestra margen, no un cero engañoso.

Datos de ejemplo: un resumen de margen de Flow*form con el proyecto marcado

Precios

Herramienta individual

Una señal, afinada

/mo

facturado mensualmente

  • Cualquier herramienta de la suite
  • 120 créditos al mes
  • 5 usuarios incluidos
Prueba gratis

Base

La suite completa, equipo pequeño

/mo

facturado mensualmente

  • Suite completa conectada
  • 600 créditos al mes
  • 5 usuarios incluidos
  • Hasta 10 clientes
Prueba gratis
Más Popular

Pro

Ritmo de agencia en crecimiento

/mo

facturado mensualmente

  • Suite completa conectada
  • 1800 créditos al mes
  • 15 usuarios incluidos
  • Hasta 25 clientes
Prueba gratis

Agencia

A todo motor, sin límites

/mo

facturado mensualmente

  • Suite completa conectada
  • 4000 créditos al mes
  • 25 usuarios incluidos
  • Clientes ilimitados
Prueba gratis

Un crédito es un token prepagado que gastas cada vez que la plataforma genera algo con IA, como un brief o un reporte; tu plan incluye un lote mensual y puedes comprar más cuando se te acaben.

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Precios en USD. La facturación anual se muestra por mes y se cobra por año. Pueden aplicarse impuestos según la región.

Preguntas frecuentes

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