¿Cómo calcular la rentabilidad de un proyecto en una agencia?

En muchas agencias la rentabilidad de un proyecto se calcula así: honorarios menos horas por sueldo. El número sale bonito y casi siempre es falso. Le faltan dos cosas que pesan más que cualquier error de presupuesto: lo que cuesta de verdad una hora de trabajo y cuántas de las horas pagadas terminan facturadas.

Una persona no cuesta solo su sueldo. Cuesta también las cargas sociales, la renta de la oficina, el software, la contabilidad, las horas de gestión que nadie factura. Y no trabaja 2,000 horas al año para clientes: entre vacaciones, feriados, juntas internas, propuestas y capacitación, una parte grande de su tiempo nunca llega a una factura. Si no metes esos dos datos, cada proyecto parece rentable hasta que cierras el año.

Este método funciona con una hoja de cálculo y los números que ya tienes. Hazlo una vez por persona o por rol, y vuelve a hacerlo cuando cambien los sueldos o los gastos fijos.

1. Costo anual de la persona: sueldo bruto más cargas sociales y prestaciones (aguinaldo, vacaciones pagadas, seguridad social). Usa el costo para la empresa, no el neto que recibe: según Time Tackle, suele estar entre 25% y 40% por encima del sueldo base.
2. Gastos fijos por persona: suma renta, software, contabilidad, equipo y sueldos que no facturan (dirección, administración) y divide entre el número de personas que sí facturan.
3. Horas facturables reales: horas pagadas al año menos vacaciones y feriados, multiplicadas por la utilización (la parte de esas horas que se carga a un cliente).
4. Costo cargado por hora: (costo anual de la persona + gastos fijos por persona) ÷ horas facturables reales.
5. Costo del proyecto: horas registradas de cada persona × su costo cargado por hora, más proveedores y gastos externos del proyecto.
6. Margen del proyecto: (honorarios − costo del proyecto) ÷ honorarios.

Datos de ejemplo. Una diseñadora con un costo para la empresa de US$2,600 al mes (sueldo más cargas) cuesta US$31,200 al año. Si los gastos fijos de la agencia suman US$900 al mes por persona que factura, eso agrega US$10,800. Su costo total es de US$42,000 al año.

Supón 1,880 horas pagadas después de vacaciones y feriados, y una utilización del 65%: quedan 1,222 horas facturables. Su costo cargado es de unos US$34.40 por hora (redondeado). Si se calculara solo con el sueldo y 2,000 horas, saldría en US$15.60, menos de la mitad.

Ahora el proyecto: US$12,000 de honorarios, 260 horas presupuestadas y US$1,000 de un proveedor externo. Con el costo cargado, el proyecto cuesta US$9,944 y deja un margen del 17%. Si las horas se van a 320, que es lo que pasa cuando el alcance crece sin una orden de cambio, el costo sube a US$12,008 y el margen queda en −0.1%. Sesenta horas de más bastan para trabajar gratis.

La utilización es la palanca que más mueve el resultado. En el estudio de madurez de servicios profesionales de SPI Research, según el resumen de Certinia, la utilización facturable de 509 firmas bajó a 66.4% en 2025, la más baja de su historia. Cada punto que pierdes sube el costo de todas tus horas, en todos los proyectos a la vez. Y el margen no sobra: según el estudio de Promethean Research que cita Agiled, la agencia digital promedio cerró 2025 con un margen neto después de impuestos del 13%.

Después súmalo por cliente, no solo por proyecto. Un cliente con tres proyectos rentables y una iguala que se come cuarenta horas sin facturar al mes puede seguir perdiendo dinero, y solo lo ves cuando todos sus proyectos y su iguala están en el mismo total.

El cálculo al cierre sirve para aprender. El que cambia el resultado es el que haces mientras todavía puedes ajustar alcance o precio. Una revisión semanal de diez minutos alcanza si miras estas cosas:

• Horas consumidas contra avance real: si llevas el 60% de las horas y el 40% del trabajo, el proyecto ya va perdiendo.
• Cambios de alcance por escrito: cada pedido nuevo del cliente se cotiza o se registra como orden de cambio antes de hacerse.
• La tarifa vigente el día de cada hora: un aumento de sueldo a mitad del proyecto cambia el costo de las horas que faltan, no de las que ya pasaron.
• Costos externos y software asignado al cliente: si no sabes cuánto pagas por persona en herramientas, la auditoría de herramientas gratis te da el gasto anual y el costo por persona con tus propios números.
• Una fecha para decidir: cuando el margen proyectado baja de tu mínimo, o recortas el trabajo que falta o renegocias con el cliente.

La hoja de cálculo funciona hasta que tienes treinta proyectos activos y nadie la abre a tiempo. En , la misma cuenta se hace mientras el proyecto corre: cada hora registrada se valora con la tarifa vigente ese día y se descuenta de los honorarios, se suman proveedores, gastos y gastos fijos por hora, y el proyecto se marca en riesgo cuando las horas avanzan más rápido que el calendario. Con , el costo de las herramientas también entra en el margen de cada cliente.

Una nota honesta: los clientes, los proyectos y la tabla de tarifas se cargan a mano en , así que cuenta con unas horas de configuración. Las tareas sí se importan desde un CSV de Asana, monday.com o ClickUp.